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一、项目概况

(一)项目背景及建设意义

随着我国人民的法律意识不断加强,越来越多的人学会运用法律来维护自己的合法权益。因而,法院、检察院的诉讼案例也急剧增多。随之而来,各类诉讼案例的案卷成倍增长,档案部门面临巨大工作压力,成千上万的文档存档、快速有效地查询到相关案件的资料等难题客观地摆在了办案人员、司法人员的面前。

各类诉讼案例的案卷档案是国家重要的专业性档案之一,是检察院、法院等审判活动的真实、客观记录。据调查,2000年前,一个市检察院的案卷档案达到8.6万多份。近年来,案卷档案的数量平均每年增加15%,2000年至今,案卷达到16万余份。这些案卷档案包括刑事、民事、商事和行政案件,每个案件的卷宗至少有2本,叠起来有四五厘米厚。传统的案卷档案管理方式是检察院专门设置档案室,用于容纳案卷档案。随着案件的激增,案卷档案数量成倍增长,纸质案卷的管理难度和储存成本越来越大。

同时,传统的纸质文档通常要经过很长周期的传阅,不仅保密性差,而且容易受到污渍或者损坏,即使在保存时也必须要做好防潮、防火等多种保护措施。特别是对一些时间间隔较长的资料进行查阅的时候,更是要翻箱倒柜,极大地浪费了人力、时间、设备等资源。

因此,基于对检察院档案部门上诉现状分析,利用信息影像技术,实施电子档案的解决方案,即将纸质档案进行扫描存档,可以有效解决目前案卷档案管理面临的困难。

二、技术和服务要求

(一)工作内容及要求

流程包括:档案扫描、图像处理、图像质检、目录著录、数据挂接、数据验收、数据备份(数据格式转换及硬盘、光盘备份)、数据移交、档案的装订、退卷归库等工作。

1、应遵循的标准规范

1.1管理性标准规范:《中华人民共和国保守国家秘密法》、《中华人民共和国保守国家秘密法实施办法》、《福建档案数字化工作安全保密管理规定》、《关于严禁用涉密计算机上国际互联网的通知》(中保委[2003]4号)、《计算机病毒防治管理办法》(中华人民共和国公安部令第51号)、《计算机信息系统保密管理暂行规定》(国保发[1998]1号)、《福建省档案数字化工作安全保密管理规定》(闽档〔2011〕65号)、《福建省国家档案馆管理办法》(福建省人民政府158令)。

1.2技术业务性标准规范:《中华人民共和国档案法》、《电子文件归档与管理规范》(GB/T 18894-2002)、《纸质档案数字化技术规范》(DA/T 31-2005)、《档案著录规则》(DA/T 18-1999)、《福建省纸质档案数字化操作规范(试行)》、《福建省国家综合档案馆档案目录数据库建设操作规范》(闽档[2002] 82号)。

2、档案扫描

3、图像处理

4、图像质检

5、数据挂接

6、档案的装订

(二)项目验收

严格按照《中华人民共和国档案法》、《电子文件归档与管理规范》(GB/T 18894-2002)、《纸质档案数字化技术规范》(DA/T 31-2005)、《档案著录规则》(DA/T 18-1999)、《福建省纸质档案数字化操作规范(试行)》、《福建省国家综合档案馆档案目录数据库建设操作规范》(闽档[2002] 82号)文件要求整理和电子化后进行档案检查验收。

1、验收要求:

(1)按目录分阶段分批对提交的数据进行验收,数据验收以抽检方式进行,抽检比率不低于5%,同时对于提交的成果(如:修改或重拟的目录数据、图像处理结果和数字化加工完成等)和重点环节(如:档案入库交接),进行审核验收,并配合完成检察院相关验收工作。

(2)对验收中检出的错误,应及时、无偿予以纠正,直至提交验收的数据完全达标;若合格率达100%,则验收“合格”。

2、验收指标:

(1)目录数据库与图像文件挂接错误,不完全对应,或目录数据库、图像文件之一出现不完整、不清晰、有错误等质量问题时,都视为不合格产品。

(2)档案装订:

(3)扫描图像:

(4)图像质量:

(5)著录(目录核对): 

(6)条目与图像挂接:。

(7)档案原始材料: 

3、验收审核

(1)数据验收以抽检方式进行。提交验收数据不论涉及验收标准哪一条,不合格的,全部发回数字化加工单位重新加工。

(2)在验收中检出的错误,数字化加工单位及时、无偿予以纠正并再次提交采购方验收。

(3)全部档案由验收组验收合格后,须经局分管领导审核、签字后方有效。

(4)数据验收合格后,数字化加工单位须刻录DVD光盘一式一套,硬盘一套提交给采购方。包括原格式和连页PDF格式,著录条目和全文数据以光盘和移动硬盘双套存储格式向甲方移交。档案扫描文件应提供JPEG或TIFF格式、PDF格式(或tiff连页格式)。

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